generelle betingelser

– Ved avbestilling, også innenfor de gitte frister, skal arrangementets innhold, antall deltagere og antall rom og romdøgn, bekreftes skriftlig av ByLofoten AS.

– Ved avbestilling utover nevnte frister belastes kunden med et kanselleringsgebyr tilsvarende 100 % av brutto løsningsforslagets verdi på arrangement/romblokk, inkludert evt. MVA, på siste bekreftede antall deltagere, rom og detaljer.

– Avbestillinger senere enn 48 virketimer før arrangementet, eller uteblivelse på selve møtedagen vil bli belastet et kanselleringsgebyr tilsvarende 100 % av avtalt brutto pris inkludert MVA. Avtalte pakkepriser er enhetspriser og kan ikke deles eller forandres i forkant, under eller etter oppholdet. Avbestillingsgebyr iht. dette punkt påløper selv om romblokkene eller andre bestilte lokaler helt eller delvis ikke kan benyttes. Dette gjelder selv om kunden er forhindret fra å benytte rommet/lokalet, og selv om dette skyldes forhold utenfor kundens kontroll (herunder force majeure-begivenheter).

DETALJER I ARRANGEMENTET

Senest 14 dager før arrangementet skal hotellet ha mottatt fra kunden, alle detaljer som har betydning for en vellykket gjennomføring av arrangementet, herunder program, navneliste, valg av meny, evt. allergier, vin, pauser, teknikk m.m.

DISPONERING AV HOTELLROM

Ankomst- og avreisetid skal angis på forhånd. Dersom sen ankomst ikke er avtalt (etter kl.16.00), kan hotellet kansellere bestillingen. Rommene kan påregnes tatt i bruk etter kl.15.00 ankomstdagen, og gjestene må ha sjekket ut innen kl. 12.00 avreisedagen om ikke annet er avtalt. Kunden kan bli belastet for et ekstra døgn hvis fristene ikke overholdes.

SPESIELLE FORHOLD

Plassering av gaver, bruk av spesielt utstyr, oppsetting av dekorasjoner og plakater, heising av flagg/ vimpler, skilting osv. må avtales og godkjennes på forhånd. Loven tillater ikke nytelse av medbrakt mat og drikke i hotellets lokaler. Kunden må sørge for at lydnivået holdes på et akseptabelt og avtalt nivå, samt at gjestene retter seg etter avtalte tidspunkter nå det gjelder opphør av møter, servering, musikk og dans.

PRISER OG BETALINGSMÅTE

Avtalte priser er bindende for begge parter. Varer og tjenester utover løsningsforslaget blir belastet i henhold til gjeldende prisliste. Hotellet forbeholder seg retten til å justere prisene som en følge av endrede kostnader ved økte skatter, avgifter eller andre forhold utenfor hotellets kontroll. Ved endring av mer enn 40 % av verdien av løsningsforslaget, forbeholder hotellet seg retten til å revidere prisene. Betaling skal skje i henhold til løsningsforslaget. Kreditt må avtales på forhånd, og for våre kredittkunder skal fakturaen betales senest 14 dager etter at denne er mottatt. Ved for sen betaling beregnes det et tillegg på 1 % per måned, og kreditt vil bli vurdert ved senere anledninger. Det tilfaller et faktureringsgebyr à kr. 95,- per faktura. Hvis det er uenighet om fakturaen, skal denne betales ved forfall og arrangør vil eventuelt bli kreditert etter avtale. Det sendes ikke faktura til utenlandske foretak.

ANSVAR FOR DELTAGERREGNINGER

Bestiller/sluttkunden er ansvarlig for å informere deltakerne om hva som blir dekket av kunden, og hva den enkelte selv skal betale. Kunden er ansvarlig for ikke oppgjorte deltakerregninger. Unnlater en eller flere av deltakerne å delta i planlagte arrangementer gir dette ikke rett til prisreduksjon.

ENDRINGER I KONTRAKTSFORUTSETNINGER

Det påhviler kunden og hotellet, så raskt som mulig å ta opp forhold som har betydning for løsningsforslaget, betingelsene og/eller avviklingen av arrangementet. Eventuelle spesialavtaler og endringer av betydning for arrangementet må gjøres skriftlig. Om det er reservert et spesifikt lokale, for hele eller deler av arrangementet, herunder også lokaler for servering, forbeholder hotellet seg retten til å kunne gjøre endringer i det avtalte oppsettet, dersom antall deltakere eller andre forhold skulle endres i en slik størrelse at det ikke lenger er hensiktsmessig å benytte det opprinnelig reserverte lokale. Ved flerårige løsningsforslag forbeholder hotellet seg retten til å justere priser eller evt. kansellere resterende år, dersom ett eller flere arrangementer i løsningsforslaget ikke blir gjennomført. Dersom det med kort varsel blir behov for oppgradering, renovering eller reparasjon av hotell definert i avtalen, forbeholder ByLofoten AS seg retten til å flytte arrangementet til et annet hotell med tilsvarende standard på samme destinasjon. En slik endring skal varsles skriftlig umiddelbart etter at slik oppgradering, renovering eller reparasjon er besluttet av styret i ByLofoten AS.

ANSVAR FOR SKADE, TYVERI M.M.

Hotellet påtar seg ikke ansvaret for kundens og eventuell utstillers eiendeler. Det anbefales at det tegnes egen forsikring. Kunden står ansvarlig for skade som påføres hotellet av deltakerne. Kunden er også ansvarlig for egne tekniske installasjoner og hva disse eventuelt påfører av materiell- eller personskade. Ved utlevering av nøkler til lokaler/rom er mottakeren ansvarlig for låsing når disse er uten tilsyn. Hotellet fraskriver seg ethvert ansvar for personskade som ikke er en følge av grov uaktsomhet utvist av hotellet. Hotellet har generell ansvarsforsikring.

FORCE MAJEURE

Hendelser utenfor Hotellets kontroll (streik, lockout, brann, manglende leveranser etc.), før eller under arrangementet, gir Hotellet rett til å kansellere bestillingen uten erstatningsansvar. Slik kansellering skal uten ugrunnet opphold kommuniseres til Arrangøren.

FORSKUDD/DELBETALING/BINDINGSBELØP

Hotellet forbeholder seg retten til å be om inntil 100 % forskuddsbetaling av de avtalte ytelser, betalt inn til hotellet senest 14 dager før ankomst. Hotellet kan be om et bindingsbeløp, som skal innbetales ved signering av løsningsforslaget. Med bindingsbeløp menes at det skal innbetales tilsvarende 10 % av løsningsforslagets verdi, ved signering av løsningsforslag for arrangementet. Ved en eventuell kansellering vil dette beløpet ikke bli refundert.

VERNETING/KLAGER

Alle tvister som måtte oppstå mellom partene i denne avtalen eller på annet grunnlag, eller mellom gjester og hotellet, skal behandles etter norsk rett. Dersom ikke tvisten løses i minnelighet, skal verneting gjelde. For at eventuelle klager skal bli tatt i betrakting, må de fremsettes så snart det ble anledning til det, og senest ved avslutning